Wirtualne biuro to idealne rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie posiadają fizycznego adresu, pod którym mogliby zarejestrować firmę. Mimo, że zgodnie z obowiązującym prawem nie ma jakichkolwiek przeszkód by przedsiębiorstwo figurowało pod adresem domowym właściciela, takie rozwiązanie niesie za sobą wiele uciążliwych konsekwencji, o których możesz nie wiedzieć.
W dzisiejszym artykule zajmiemy się omówieniem tego tematu, jednocześnie odpowiadając na następujące pytania:
- czy przepisy prawa przewidują jakieś wymogi w zakresie adresu firmowego?
- jakie konsekwencje wiążą się z zarejestrowaniem firmy pod konkretnym adresem?
- czy istnieje jakieś rozwiązanie, które może okazać się atrakcyjną alternatywą do wynajmowania biura stacjonarnego?
- jakie zalety niesie za sobą korzystanie z usług biura wirtualnego?
Serdecznie zapraszamy do lektury.
Adres działalności gospodarczej
W zależności od tego, czy prowadzisz firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG czy w formie spółki – potrzebujesz adresu. W pierwszym przypadku, już na etapie rejestracji należy podać adres do doręczeń, czyli miejsce, w którym będziesz odbierał korespondencję dotyczącą twojej działalności gospodarczej. Dodatkowo, jeśli wykonujesz swoją działalność w stałym miejscu, powinieneś zgłosić w CEIDG również adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.
Jeśli chodzi natomiast o przedsiębiorców wykonujących działalność w formie spółki handlowej – na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – obowiązkowo musisz określić jej siedzibę oraz adres prowadzenia działalności, jeśli jest inny niż adres siedziby.
Konsekwencje wskazania danego adresu jako firmowy
W momencie, kiedy zgłaszasz adres swojej firmy do CEIDG, jesteś zobowiązany, aby posiadać do niego tytuł prawny, pozwalający na prowadzenie pod nim działalności gospodarczej. Takim tytułem może być w szczególności:
- prawo własności,
- użytkowanie wieczyste,
- najem,
- dzierżawa,
- użyczenie,
- inny stosunek zobowiązaniowy (np. umowny).
Najczęstszy problem dotyczy sytuacji, kiedy chcesz prowadzić działalność gospodarczą w mieszkaniu, które wynajmujesz. Wówczas w umowie najmu musisz posiadać zgodę właściciela na wykonywanie działalności gospodarczej pod danym adresem.
Konieczność dopełnienia formalności dotyczy także sytuacji, kiedy chcesz zarejestrować swoją firmę pod adresem lokalu, do którego posiadasz prawo własności. Zgodnie z prawem, należy zgłosić taki fakt do urzędu miasta jeszcze przed rozliczaniem kosztów działalności. Taki lokal bowiem zostanie opodatkowany wyższym podatkiem od nieruchomości, co stanowi dodatkowe obciążenie naszego budżetu.
Kolejną konsekwencją rejestracji firmy pod danym adresem jest fakt, że dane takie są publiczne, dostępne do wglądu zasadniczo każdemu zainteresowanemu. Jeżeli zatem zależy nam na swojej prywatności, zarejestrowanie firmy pod adresem domowym nie będzie dobrym pomysłem. Dodatkowo, wiąże się to również z ewentualnymi kontrolami. Rejestrując firmę pod adresem domowym, każda kontrola ze strony organów kontroli pojawi się w miejscu naszego zamieszkania.
Wirtualne biuro
Powyżej wymienione konsekwencje mogą budzić niechęć do zarejestrowania firmy pod adresem domowym. Jednak co w sytuacji, kiedy nie mamy środków na wynajęcie lokalu, który przeznaczymy na biuro naszej firmy?
Dobrym rozwiązaniem może okazać się wirtualne biuro. To z całą pewnością ciekawa możliwość także dla przedsiębiorców, którzy z uwagi na specyfikę swojego biznesu nie potrzebują „normalnego” pomieszczenia biurowego i nie chcą ponosić wydatków z tego tytułu. Obecnie coraz częściej zdarza się, że przedsiębiorcy opierają swój biznes na internetowej rzeczywistości, a sami pracują całkowicie zdalnie. Nie potrzebują oni zatem przestrzeni, którą trzeba by było przeznaczyć na biuro czy miejsce pracy.
Bez względu na przyczynę i sytuację danego przedsiębiorcy, wirtualne biuro ma dla wszystkich jedną zaletę. Zapewnia adres niezbędny do uwiarygodnienia swojej działalności. Poza tym, bardzo często skorzystanie z tej opcji wiąże się z dodatkowymi benefitami, jak na przykład:
- obsługą korespondencji (czyli skanowanie i przesyłanie jej do Ciebie),
- możliwością skorzystania z biura/sali konferencyjnej na godziny (aby spotkać się z kontrahentami lub klientami),
- udostępnieniem przestrzeni biurowej do pracy,
- udostępnieniem parkingu.
Wirtualne biuro – zalety
- Niskie koszty usługi – podstawowe pakiety wirtualnych biur często nie przekraczają 200 zł. Pamiętajmy o tym, że stawki mogą różnić się w zależności od świadczonych usług oraz lokalizacji.
- Nie narażamy się na koszty wyposażenia biura w konieczny do pracy sprzęt, jak biurka, krzesła, drukarki czy papier.
- Odciążenie w męczących formalnościach – większość wirtualnych biur w swoich podstawowych pakietach poza udostępnieniem adresu oferuje także usługi księgowe czy sekretarskie, co stanowi bardzo duże ułatwienie, zwłaszcza na starcie.
- Brak kontroli uprawnionych organów w naszym domu/mieszkaniu.
Podsumowanie
Wirtualne biuro to korzystne rozwiązanie przede wszystkim dla osób, które nie chcą udostępniać swojego adresu domowego w ogólnodostępnych rejestrach. Jednak zgodnie z tym, o czym wspominaliśmy powyżej – powodów do korzystania z tej możliwości może być znacznie więcej. W praktyce można zauważyć, że z takich usług najczęściej korzystają osoby, które swoją działalność opierają na działalności internetowej. Będą to zatem m.in. freelancerzy, copywriterzy czy marketingowcy. Poza nimi, wirtualne biuro to niskobudżetowe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy po prostu nie potrzebują biura na stałe.